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企业印章管理风险高主要体现在哪几方面?如何解决?

2020-12-17 10:05

印章印章管理和使用中的风险不只是单方面存在的,其安全隐患潜藏在各个方面,内部、外部、人员、不确定不可控因素都威胁着印章安全,只是还未造成可可见的后果,以至于企业常常忽视或者不重视这些潜藏的风险隐患。董助智能印章专门针对传统印章管理的痛点,由物联网智能印章管理系统平台实现智能一体化管理,有效预防印章管理各个环节的可能存在风险。
 
智能印章
 
企业印章管理风险高主要体现在哪几方面?
 
1、印章保管岗位人员引起的风险
 
如若印章保管者为一人,则形成了岗位风险。此外,如果印章管理人员未定期岗位轮换,或者因请假等事项造成必要岗位人员缺乏,同样会增加岗位风险发生的概率。即便双人保管,也无法控制其不会“同流合污”。
 
2、印章保管中的风险
 
印章应该保存在保险柜后者其他类似的安全存储设备中,并且保管地点应该进行24小时监控。如果印章置于无关人等能够自行接触到的地方,或者没有对于印章保管进行监控,则存在相应的安全隐患,形成保管风险。
 
3、用印流程中的风险
 
用印过程中,可能存在因流程错误而引发的风险。如用印前无申请、未得到相应主管或授权人员的审批、用印审批流程倒置或按照个别领导意图直接用印等情况,均会引起用印流程的失控,导致形成潜在的用印流程风险。
 
4、舞弊风险
 
个别人员可能会违反用印审批规定,在空白的文件、凭证、合同等材料上预先加盖印章,导致材料内容失去审查和控制,给人员舞弊提供了机会,形成了潜在的舞弊风险。
 
5、记录溯源风险
 
传统用印未建立印章使用台账登记制度,印章管理的的书面或者电子记录不全、错误或丢失,使印章管理的可追溯性降低,形成记录风险。
 
印章管理风险解决方案
 
印章管理风险如何解决?
 
实现智能化用印:董助智能印章机可以达到事前警示、事中管控和事后追溯,用印记录、用印文件和用印人图像等资料储存在智能印章管理系统数据库中,随时进行调取、检查和统计,便于用印信息的事后管理,达到了用印事项可进行事后追溯的效果。
 
董助智能印章机对必须加盖实物印章的文件和盖章文件通过数字识别进行文件比对,由印章管理员操作APP或系统授权用印,用印人APP操作盖章,智能印章机全自动盖章驱动设备自动盖章,规避人为风险。
 
董助印章是针对传统印章风险管理提供的整套解决方案,由智能印章管理系统、手机APP、智能印章硬件终端共同组成,实现对印章使用前可控制、使用中可监控、使用后可追溯。
 
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